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Manual de Gestão por Processos - Versão 2.0 (2023)
Baseando-se na experiência de cinco anos do Escritório de Processos do Instituto Federal de Sergipe, este e-book consolida o entendimento sobre a institucionalização da Gestão por Processos no IFS.
Envolvendo setores da Reitoria e dos campi, já foram mapeados mais de 600 processos de trabalho em todos os macroprocessos da cadeia de valor, gerando padrões em formatos de portfólios de fluxos, manuais, anexos de normativos internos e bases de conhecimento, o que tem permitido que haja uma melhor visualização dos processos de ponta a ponta, servindo como direcionamento para o trabalho a ser executado pelos servidores.
Com a representação gráfica e visual dos fluxos há melhor compreensão sobre o passo a passo das operações, abrindo oportunidades para análises e para proporcionar melhorias nos processos, trazendo à tona discussões como o tempo de execução na passagem das atividades entre as áreas, legislação aplicada, documentação gerada ou acessada.
Cabe dizer que esta é a versão 2.0 do Manual de Gestão por Processos, adaptado para as primeiras fases de implantação e com demonstração de ações sistêmicas realizadas, atendendo aos objetivos estratégicos de aperfeiçoamento de processos e procedimentos institucionais, boas práticas de governança e gestão.
Manual de Gestão por Processos
A adoção da Gestão por Processos (BPM) implica em garantir que a organização é de fato gerenciada através de seus processos. BPM entende a organização como uma articulação de processos, sendo estruturada, gerenciada, avaliada, compreendida e vivenciada em torno dos seus fluxos de trabalho. Assim, para obter a padronização um conjunto de procedimentos deve ser adotado em todas as fases do ciclo de gerenciamento de processos.
Manual de Mapeamento de Processos (Prodin)
Nele foram definidos sete macroprocessos com base nos setores da PRODIN/IFS, que são o Departamento de Planejamento e Gestão (DPG), Departamento de Gestão de Riscos (DGR), Departamento de Licitações e Contratos (DELC), Assessoria de Planejamento Orçamentário (APO), Núcleo de Análises Econômicas (NAEC), Equipe de Segurança do Trabalho e as operações de secretariado, resultando em 42 processos mapeados com a notação BPMN.
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