Nova solução em telefonia reduz em R$ 250 mil os custos de operação
Implantação do VoIP faz parte de um plano de diminuição de gastos que iniciou em 2010
Dezembro de 2015: o Instituto Federal de Sergipe (IFS) possuía cerca de 390 ramais espalhados por todos os campi e a Reitoria a um custo contratual de cerca de R$ 250 mil por ano. Maio de 2016: o número de ramais salta para 450, a distribuição é ampliada, dezesseis novas funcionalidades são incorporadas e os custos de operação reduziram ao ponto de tornar desnecessária a manutenção do contrato de fornecimento. O trabalho de racionalização tornou-se possível graças à implantação de um plano de redução de gastos em diversos setores da instituição que envolveu também o serviço de telefonia. A tecnologia escolhida para o IFS foi a de voz sobre IP (VoIP), que faz uso da internet para viabilizar a conversação. A solução, inclusive, já é robusta o suficiente para permitir expansão: com a criação de novos campi, serão necessárias ampliações no número de ramais telefônicos.
Conduzido pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) do IFS, o projeto obteve recentemente reconhecimento e foi apresentado como caso de sucesso no Fórum de Tecnologia da Informação (Forti), evento ligado ao Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (Conif). Fernando Lucas de Oliveira, diretor de TI, compartilhou os resultados adquiridos com a tecnologia com diversos profissionais ligados à área de informática. “Foi com enorme satisfação que eu fui convidado para apresentar o nosso projeto e me sinto satisfeito de saber que mais IFs adotarão essa solução para tornar mais econômico e racional o uso dos telefones”.
Otimização
A implantação da tecnologia VoIP para conversação telefônica demandou investimentos de cerca de R$ 115 mil com a aquisição de duzentos telefones específicos e oito gateways, que são equipamentos que realizam as interligações entre o centro de dados instalado no Campus Aracaju com todos os campi e a Reitoria do IFS. O aplicativo que é utilizado na distribuição do fluxo de dados é open source, ou seja, é de livre utilização e não tem custos. A iniciativa permitiu, em um único mês, a efetuação de mais de 43 mil ligações, das quais 6 mil para telefonia móvel e 30 mil locais ou entre ramais. Neste momento, a solução representa um avanço na telefonia fixa, mas já faz parte do cronograma a implantação de uma central inteligente que permita também a redução de gastos com ligações para celulares.
O idealizador e líder do projeto é o técnico em TI Adauto Cavalcante Menezes, que ocupava o cargo de coordenador de telecomunicações à época da implantação do sistema. Ele explica que a vantagem da iniciativa reside não apenas na diminuição dos custos de utilização, mas na facilidade de manutenção do serviço pelo corpo técnico. “A gerência telefônica é centralizada em um único ponto. Racionalizamos, também, o uso de energia elétrica e de espaços nos raques. O áudio melhorou, os equipamentos são mais modernos e não precisamos mais de licença para realizar melhorias”, aponta. A utilização do VoIP permite ainda a oferta de serviços como fax, mensagem instantânea e correio eletrônico - já está na agenda a implantação de tarifadores telefônicos, com os quais será possível realizar o gerenciamento do fluxo de ligações.
Redução global
Em outubro do ano passado, a então Presidente da República publicou um decreto que buscava racionalizar gastos públicos ligados ao serviço de telefonia. No IFS, a iniciativa de redução de despesas está em curso desde 2010 quando foi criado um projeto que estabeleceu a necessidade de diminuição de custos em diversos setores. A atuação institucional focou não apenas na obtenção de progressos na área de telefonia, mas também na otimização dos serviços de água, luz, materiais de engenharia e fotocópias. Uma das iniciativas colocadas em prática previu a substituição de equipamentos antigos por outros mais modernos que representavam maior eficiência energética.
De acordo com o reitor Ailton Ribeiro de Oliveira, a atuação do IFS é pautada há seis anos pela boa aplicação dos recursos públicos. “Criamos uma coordenação específica que tem como incumbência a busca das melhores práticas de gestão e a missão de alcançar resultados financeiros e operacionais”, acrescenta o reitor. Mais do que ser objeto de reconhecimento nacional, as soluções tecnológicas para redução de gastos representam a inserção do IFS no caminho da eficiência administrativa – um dos princípios constitucionais da gestão pública que deve ser perseguido por todos os órgãos.
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