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Estrutura Administrativa - CGPA

Escrito por Administrador | Publicado: Quarta, 30 de Abril de 2014, 15h27 | Última atualização em Quarta, 13 de Dezembro de 2017, 17h27

Organograma 2

 

ATRIBUIÇÕES/COMPETÊNCIAS

 CGPA - Desenvolver ativiades de planejamento, administração, implantação e execução de políticas relacionadas à oferta de recursos arquivísticos e informacionais, serviços arquivísticos, estrutura física necessária a operação dos arquivos e equipamentos de suporte ao trabalho da área.

Coordenador Geral: Dulce Elizabeth Lima de Sousa e Silva

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ARQUIVO CENTRAL DA REITORIA - Subordinado a CGPA será responsável pela recepção e guarda da documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência. Atribuições: Selecionar documentos; registrar documentos; orientar e aplicar a classificação documental; ordenar documentos; arquivar documentos de acordo com o método adotado; conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado; localizar documentos; controlar o empréstimo de documentos do arquivo; encaminhar os documentos para o recolhimento  no arquivo permanente; atender os usuários internos.

Responsável: Tuanny Bezerra Paiva

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ASSESSORIA ADMINISTRATIVA – Assessorar o superior imediato no desempenho de suas funções, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Acompanhar a execução de tarefas a serem operacionalizadas em outras áreas para garantir o resultado esperado. Recepcionando pessoas internas e externas à comunidade. Organizar eventos e viagens e prestar serviços como organização de agenda pessoal, quando solicitado. Emitir informações, analisar dados, controlar e analisar processos, operar máquinas e equipamentos com vistas a assegurar o eficiente funcionamento da área de atuação. Supervisionar ações, monitorando resultados.

Responsável: Camila Nascimento Barreto  

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COORDENADORIA DE APOIO TÉCNICO – desenvolver trabalhos de mapeamento visando a padronização de documentos produzidos no âmbito do IFS de forma a reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados e elaborar diretrizes. Ela também será unidade responsável pelas capacitações e orientações no tocante a classificação , padronização, e procedimentos técnicos como: transferência, empréstimos e consulta nos Campi e na Reitoria.

Responsável: Manuela do Nascimento Silva

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COORDENADORIA DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS - identificar os documentos arquivísticos no ambiente digital e elaborar diretrizes para o uso seu uso, desenvolver atividades para a especificidades próprias dos documentos digitais no que tange a sua vulnerabilidade à intervenção humana, a obsolescência tecnológica e a degradação de seu suporte. Sugerir aprimoramentos nos sistemas de gerenciamento e preservação digital implantados no instituto.

Responsável: Nadine Passos Conceicao D`Oliveira

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COORDENADORIA DO ARQUIVO HISTÓRICO E MEMORIAL – Elaborar diretrizes, receber os documentos enviados pelos arquivos centrais mediante recolhimento. Reunir, selecionar, arranjar, descrever, conservar, reproduzir e tornar disponíveis para consulta e pesquisa, aos usuários internos e externos, os documentos de valor histórico, científico e informacional produzidos no IFS ou não, desde que oficialmente incorporados ao seu acervo e que podem ser de proveniência particular ou institucional. Criar projetos de museus e exposição e preparar ações educativas ou culturais no arquivo histórico e no memorial. 

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