Tudo Sobre a CGPA
A História da CGPA iniciada em 2012 com a contratação de um Arquivista que exerceu o cargo de Coordenador do Sistema de Protocolos e Arquivos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe IFS até o ano de 2014, de início apenas este era responsável por toda gestão documental dentro da Reitoria e do Campus Aracaju, o que tornava inviável a aplicação dos procedimentos técnicos e padronização da Gestão Arquivística. Em 2014, o IFS lança um concurso com quatro vagas para o cargo de Arquivista para o campus de Reitoria, Aracaju, São Cristóvão e Lagarto e posteriormente com o objetivo de melhorar a gestão dos documentos arquivísticos e guarda da sua memória institucional mais um arquivista foi contratado para o campus Itabaiana.
Durante esse período as instruções normativas elaborada em 2012 foram atualizadas e houve novas publicações de Instruções e Manuais nos quais padronizam a gestão documental.
Em 2017, houve quatro novas nomeações para o cargo de Arquivista e Técnico em Arquivo, o que possibilitou a restruturação e melhor definição das atribuições e responsabilidades entre os profissionais, esse com passo viabiliza que o IFS se torne referência nacional na gestão documental.
A Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo, vincula da diretamente à Pró-reitoria de Administração - PROAD/IFS, é responsável por coordenar, administrar, implementar e executar as políticas de arquivo e gestão documental e informacionais no IFS, além de prestar serviços arquivísticos, estruturar as operações físicas dos arquivos e equipamentos de suporte ao trabalho da área. Compete, a CGPA, capacitar os servidores que são responsáveis pela produção, uso e guarda dos documentos arquivísticos de forma a assimilarem e incorporem as práticas adotadas para a padronização dos procedimentos arquivísticos.
SISTEMA DE ARQUIVO
A desorganização, dificuldade de acesso e conservação dos documentos do IFS vêm sendo uma das preocupações estratégicas da instituição, visto que, ao longo de seus 105 anos, passou por várias mudanças em suas atividades e funções, além de ter produzido e acumulado uma grande massa documental de forma improvisada e sem tratamento técnico.Por isso, deve ser implantado no IFS um Sistema de Arquivos planejado, estruturado, coordenado e monitorado com o intuito de tornar compatíveis as práticas administrativas, de ensino, pesquisa e extensão e os procedimentos de organização e arquivamento de documentos produzidos por essas atividades, além de adequar o IFS aos padrões estabelecidos pela legislação arquivística vigente.Um sistema de arquivos planejado e estruturado pode, a médio e longo prazo proporcionar à instituição benefícios incalculáveis, pois não só ampliará o acesso às informações estratégicas produzidas e acumuladas pelo IFS, mas, também, resgatará a história da instituição.O Sistema de Arquivos do IFS tem como objetivos principais:
I- Desenvolver a política de gestão arquivística de documentos do IFS;
II- Racionalizar a produção dos documentos arquivísticos do IFS;
III- Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentaçãoarquivística do IFS;
IV- Garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo do IFS e àsinformações neles contidas, resguardado os aspectos de sigilo e as restriçõesadministrativas ou legais, bem como a eficiência e transparência administrativa;
V- Assegurar condições de preservação, proteção e acesso ao patrimônio arquivístico do IFS, tendo em vista seus valores administrativo e histórico, os interesses da comunidade e seu valor como fonte para a pesquisa e a produção de conhecimentos;
VI- Articular-se com os demais sistemas que atuem direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal;
VII- Divulgar através de portal/link as ações, atividades e procedimentos do Sistema.
O que é um Arquivo?
O arquivo é um conjunto de documentos criados e recebidos pela instituição que são armazenados e mantidos de forma criteriosa. Estes são organizados como fonte de informação que tem como finalidade ficar disponível para consulta do usuário com precisão e rapidez. O arquivo é um conjunto de documentos criados e recebidos pela instituição que são armazenados e mantidos de forma criteriosa. Estes são organizados como fonte de informação que tem como finalidade ficar disponível para consulta do usuário com precisão e rapidez. O documento é também um valioso patrimônio da instituição. Devido a intensa produção de documentos pela instituição, existe um setor responsável pelo acúmulo e classificação destes, comandada por arquivistas de formação. Desse modo, temos em nosso Arquivo um importante registro da atuação da instituição guardada para a posteridade.
Dra. Ruth Sales Gama de Andrade - Reitora
Redes Sociais