Manual busca facilitar avaliação de desempenho e o fluxo da comunicação
Documento foi publicado pelo Escritório de Processos em formato eletrônico
Dentro do Instituto Federal de Sergipe (IFS), o Escritório de Processos é responsável por desenvolver soluções que facilitem e otimizem o controle do fluxo de trabalho. Consciente do seu papel, o setor acabou de lançar, em formato eletrônico, o primeiro Manual de Mapeamento de Processos. O documento traz como exemplo as atividades da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin) para apresentar, de forma sintetizada, os conceitos ligados ao mapeamento de processos. A intenção é a de que os demais setores da instituição apliquem as técnicas para melhorar as avaliações de desempenho e a comunicação organizacional.
A implementação dessa nova metodologia de ciclo processual busca otimizar a execução das atividades, uma vez que processos estruturados de forma insatisfatória é dispendioso e torna a gestão pouco eficiente no cumprimento dos seus objetivos. Com o mapeamento, o controle das informações na base de dados torna-se de fácil acesso sobretudo pela possibilidade de monitoramento e análise das rotinas de trabalho. O manual de mapeamento de processsos da Prodin teve como base o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e o Regimento Interno do IFS, além de ter utilizado a metodologia do Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio (CBOK).
Para o administrador Márcio de Souza Costa, chefe do Escritório de Processos e organizador do Manual de Mapeamento de Processos, o documento representa um marco na história do IFS. “Pela primeira vez, um setor está com os seus principais processos mapeados na notação BPMN através do Bizagi, que são as técnicas e as ferramentas mais utilizadas no momento pelas organizações. A intenção agora é disseminar esse modelo inovador para as demais unidades da instituição”, explica.
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