Estrutura administrativa - CGPA
Portaria nº 683, de13 de março de 2023 - Dispõe sobre o Regimento Interno da Coordenadoria Geral De Protocolo e Arquivo (CGPA) do Instituto Federal de Sergipe
CGPA
A Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo (CGPA), diretamente subordinada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD) (Portaria nº 3971/2018), é responsável pelo planejamento, organização e direção sistêmicas das atividades de protocolo, da gestão documental e da proteção especial a documentos de arquivos com valor histórico, probatório e informativo. (Regimento Interno da Reitoria - Resolução nº 39/2016/CS/IFS)
Coordenador Geral: Manuela do Nascimento Silva
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Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
ARQUIVO CENTRAL DA REITORIA
Subordinado a CGPA será responsável pela recepção e guarda da documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência. Atribuições: Selecionar documentos; registrar documentos; orientar e aplicar a classificação documental; ordenar documentos; arquivar documentos de acordo com o método adotado; conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado; localizar documentos; controlar o empréstimo de documentos do arquivo; encaminhar os documentos para o recolhimento no arquivo permanente; atender os usuários internos.
Responsável: Tuanny Bezerra Paiva
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Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
ASSESSORIA ADMINISTRATIVA
Assessorar o superior imediato no desempenho de suas funções, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Acompanhar a execução de tarefas a serem operacionalizadas em outras áreas para garantir o resultado esperado. Recepcionando pessoas internas e externas à comunidade. Organizar eventos e viagens e prestar serviços como organização de agenda pessoal, quando solicitado. Emitir informações, analisar dados, controlar e analisar processos, operar máquinas e equipamentos com vistas a assegurar o eficiente funcionamento da área de atuação. Supervisionar ações, monitorando resultados.
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Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
COORDENADORIA DE APOIO TÉCNICO
Desenvolver trabalhos de mapeamento visando a padronização de documentos produzidos no âmbito do IFS de forma a reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados e elaborar diretrizes. É responsável pelas capacitações e orientações no tocante a classificação, padronização, e procedimentos técnicos como: transferência, empréstimos e consulta nos Campi e na Reitoria.
Responsável: Nadine Passos Conceicao D'Oliveira
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Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
COORDENADORIA DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Identificar os documentos arquivísticos no ambiente digital e elaborar diretrizes para o uso seu uso, desenvolver atividades para a especificidades próprias dos documentos digitais no que tange a sua vulnerabilidade à intervenção humana, a obsolescência tecnológica e a degradação de seu suporte. Sugerir aprimoramentos nos sistemas de gerenciamento e preservação digital implantados no instituto.
Responsável: Dulce Elizabeth Lima de Sousa e Silva
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Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
COORDENADORIA DO ARQUIVO HISTÓRICO E MEMORIAL
Elaborar diretrizes, receber os documentos enviados pelos arquivos centrais mediante recolhimento. Reunir, selecionar, arranjar, descrever, conservar, reproduzir e tornar disponíveis para consulta e pesquisa, aos usuários internos e externos, os documentos de valor histórico, científico e informacional produzidos no IFS ou não, desde que oficialmente incorporados ao seu acervo e que podem ser de proveniência particular ou institucional. Criar projetos de museus e exposição e preparar ações educativas ou culturais no arquivo histórico e no memorial.
Responsável: Manuela do Nascimento Silva
Apoio: Larissa Coimbra do Nascimento
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Site: Memorial do IFS - IFS - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe
Instagram: @ifsmemorial
Facebook: Memorial do IFS - Página inicial | Facebook
Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
PROTOCOLO - REITORIA
O protocolo é um setor que tem como função dar suporte aos procedimentos e rotinas de recebimento e tramitação de documentos e processos. Dessa forma, tem como atividades recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação, expedição e autuação de correspondências, documentos e processos. O protocolo é de suma importância para a unidade, pois presta serviços de apoio à administração.
Responsável: Manuela do Nascimento Silva
Horário de Funcionamento: das 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00
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