IFS desenvolve Sistema de Gestão de Inventário Patrimonial
Programa vai ajudar os trabalhos das comissões na identificação e localização de bens
Por Anderson Ribeiro
Quem já fez parte de alguma Comissão de Inventário no IFS sabe como é complicada a missão de identificar e localizar diversos bens patrimoniais. São móveis sem placas de identificação; cadeiras que não se encontram nos setores; equipamentos acautelados, enfim, uma série de situações que atrapalham a conclusão dos trabalhos. Sem contar nas incontáveis páginas de planilhas impressas de difícil manuseio.
Foi pensando nessas dificuldades que o técnico em Tecnologia da Informação, Wesley Soares, quando ainda trabalhava no Campus Propriá, fez parte de uma dessas comissões, teve a ideia de desenvolver algo para poder ajudar no trabalho. “Percebi que além das muitas páginas, com as planilhas, havia muito retrabalho. Como já trabalhava com desenvolvimento de sistemas, antes de entrar no IFS, fiz um piloto que foi apresentado a DTI e começamos a trabalhar de forma eficaz no projeto”, contou Wesley.
O projeto ao qual Wesley se refere é o GIPAT – Sistema de Gestão de Inventário Patrimonial que está sendo desenvolvido, além dele, pelos servidores Acácio Moura e Itauan Eduão, todos da DTI, para apoiar o processo de inventário patrimonial da instituição. Para Acácio Moura, analista de Tecnologia da Informação, essa é uma demanda que vai servir para ajudar no trabalho desenvolvido pelas Comissões de cada campus. “O GIPAT dará maior segurança já que os dados ligados aos bens poderão ser acessados por todos. Ele compõe todas as unidades permitindo a interação entre elas e ainda dará resposta em menor tempo as coordenações de patrimônio e aos órgãos fiscalizadores”, disse.
O gerente de TI do IFS, Itauan Eduão, lembra que boa parte dos técnicos administrativos já passaram, na rotina de atividades, por uma comissão de inventário patrimonial e diz que é um processo dispendioso. “Fazer o inventário patrimonial é, em outras palavras, identificar cada bem móvel da instituição, mapear sua localização de acordo com a unidade organizacional, comparar o que está posto no sistema de controle patrimonial entre outras coisas. Hoje esse processo é realizado manualmente, cada membro da comissão de inventário recebe um conjunto de planilhas com bens a serem inventariados. Esses servidores visitam os setores e vão identificando se o bem está de acordo com a planilha, caso não, essa informação precisa ser anotada e existem diversos contratempos nesse processo”, analisou.
Itauan ainda lembra que há situações em que a placa do patrimônio se perdeu ou um bem não se encontra no setor por estar acautelado ou ainda os casos de bens trocados, a exemplos de cadeiras que são emprestadas para reuniões. “Aí é onde entra o GIPAT, ele pode ser acessado de qualquer dispositivo móvel e substituirá as planilhas no processo, além disso, traz consigo outras funcionalidades como: fotografar o bem móvel em caso de necessidade de identificação; consultar em tempo real se ele já foi identificado em outra unidade ou; mesmo se, por ventura, o bem não está fisicamente na unidade por estar acautelado para alguém. Estas funcionalidades trarão ao processo mais segurança e agilidade”, explicou.
Expectativas
O GIPAT ainda está em fase de conclusão, mas já gera uma grande expectativa por parte das Coordenadorias de Patrimônio da instituição. José Matheus Diniz dos Santos é coordenador do setor na Reitoria, ele disse que espera mais agilidade nos serviços com o sistema. “A expectativa é que este novo sistema venha a auxiliar no controle do patrimônio tanto por parte dos responsáveis pela carga patrimonial, quanto pela COPAT”, comentou.
Zelo com o patrimônio
Para Matheus Diniz, os servidores, em linhas gerais, precisam ter mais zelo com os bens que estão sob a sua carga, visto que podem ser responsabilizados pelo desaparecimento ou extravio dos bens vinculados ao setor em que trabalha. “Infelizmente, as comissões de inventário vêm encontrando divergências na localização destes bens. No entanto, para que estas (divergências) sejam sanadas, necessita-se de um esforço coletivo dos todos servidores do IFS”, pontuou.
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