IFS lança campanha de conscientização sobre eliminação de documentos

Criado: Sexta, 30 de Setembro de 2022, 10h07 | Publicado: Sexta, 30 de Setembro de 2022, 10h07 | Última atualização em Sexta, 30 de Setembro de 2022, 10h12

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A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD) em parceria com a Coordenação-geral de Protocolo e Arquivo (CGPA), do Instituto Federal de Sergipe (IFS), lançam a partir desta sexta, 30, uma campanha para conscientizar servidores da instituição acerca de procedimentos e prazos a fim de evitar o descarte inadequado de documentos institucionais, sejam eles físicos e/ou digitais.

Tuanny Bezerra, servidora do IFS e presidente da COPAD, explica que em dezembro de 2020, por meio de uma resolução, a Comissão foi recomposta em âmbito institucional, sendo um organismo que tem como objetivo principal o de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados na instituição, a fim de garantir a sua destinação final.

Atualmente a Comissão está em fase de finalização da elaboração de uma Instrução Normativa (IN), com o estabelecimento dos procedimentos necessários, que envolvem desde a seleção, ao possível descarte do documento, respeitando normativas originadas do Arquivo Nacional. A previsão é que ainda este ano a IN seja encaminhada para o Conselho Superior do IFS.

 “Nosso intuito enquanto COPAD é o de conduzir o processo de seleção e avaliação dos documentos, autorizar e efetuar a eliminação dos documentos digitais e não digitais conforme a legislação”, explica Tuanny.

Tuanny reforça que essa atenção deve ser dada na mesma medida tanto para os documentos digitais como aqueles que não são.

“Conforme o Arquivo Nacional, essa eliminação de documentos de órgãos e entidades pertencentes ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) só ocorrerá depois de concluídos os processos de avaliação e de seleção conduzidos pela Comissão, sendo efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos em resolução”, ressalta a servidora.

É importante lembrar que o servidor que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público ou social, ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, de acordo com a legislação em vigor.