IFS inova com implantação de assentamento funcional digital
A proposta é que a digitalização gradativa de documentos promova uma gestão informacional mais eficaz
A transformação digital e a necessidade de modernização da administração pública vêm promovendo uma série de mudanças em diversos âmbitos do Governo Federal. Nesse contexto, o Instituto Federal de Sergipe segue avançando rumo à digitalização de documentos relacionados à gestão de pessoas.
O trabalho tem como primazia a modernização do arquivo e representa extrema relevância por contribuir para uma administração pública mais eficiente, transparente e orientada por dados. No âmbito do IFS, a ideia é que as fichas funcionais de todo o corpo funcional sejam digitalizadas e inseridas no Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (SIPEC).
As atividades possuem etapas de trabalho minuciosas que começaram a ser discutidas em 2023, com a criação de uma comissão com integrantes da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), do Departamento de Administração de Pessoal, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), da Pró-reitoria de Administração (PROAD) e da Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo (CGPA).
A principal missão do grupo está atrelada ao atendimento da Portaria Normativa SEGRT/MP nº 4, de 10 de março de 2016, a qual determinou a necessidade de ter os dossiês dos servidores em meio digital.
Desde então, a equipe realizou diversas atividades para garantir a implantação efetiva dos procedimentos de digitalização. A princípio, foi realizada uma capacitação junto a 44 servidores e 6 colaboradores de áreas diretamente relacionadas ao processo de digitalização. A formação ministrada pelo servidor Pedro Felipy Cunha da Silva, arquivista da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), teve o intuito de detalhar os requisitos da portaria, bem como direcionar ações de planejamento das atividades a serem executas pelos setores.
A comissão também desenvolveu várias ações e propôs normativas com o objetivo de regulamentar os procedimentos do assentamento funcional digital (AFD) no instituto. Além disso, iniciou a atualização e organização dos documentos físicos que se encontram no Setor de Arquivo da PROGEP (SAP). Conheça abaixo os marcos normativos e os trabalhos realizados até o momento:
Portaria nº 1037, de 13 de abril de 2023, institui a Comissão de implantação e Operacionalização do Assentamento Funcional Digital – AFD no IFS;
Portaria nº 3.406, de 26 de dezembro de 2023, que definiu a adoção do projeto piloto do Assentamento Funcional Digital (AFD) a partir de 02 de janeiro de 2024 e estabeleceu que a produção diária iniciasse com quatro tipos de processos: Processo de Progressão de Mérito – Técnico Administrativo Educacional; Processo de Progressão de Desempenho – Docente; Averbação de Tempo de Serviço; e Auxílio Saúde;
Portaria nº 1034, de 06 de maio de 2024 constituídas pela equipe da CGPA, DTI e PROGEP, iniciou o processo de implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD) a fim de utilizar o Sistema de Gestão do AFD no gerenciamento dos documentos relacionados à gestão de pessoas produzida no IFS;
Portaria Nº 1103, de 22 de maio de 2024, instituiu a Instrução Normativa Nº 04, de 21 de maio de 2024, que apresenta as atividades do Assentamento Funcional Digital na Gestão de Pessoas do IFS.
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