Mutirão multisetorial promoveu melhor organização do Setor de Arquivo da Progep
Objetivo foi promover a preservação, acessibilidade e controle adequados dos documentos institucionais.
Entre os dias 5 e 7 de novembro foi realizado o ‘Mutirão de organização, higienização e arquivamento do acervo documental do Setor de Arquivo da Pro-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep). O objetivo foi promover a preservação, acessibilidade e controle adequados dos documentos institucionais.
A iniciativa contou com a colaboração das equipes da Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo (CGPA), da Coordenadoria de Documentos Digitais (CADIG), Coordenadoria de Apoio Técnico (Catec), Coordenadoria Arquivo Intermediário da Reitoria (ARQ-REI), Setor de Arquivo da Progep (SAP), além de profissionais de arquivo das Coordenadoria de Protocolo e Arquivo (CPRA) dos campi Aracaju, Itabaiana, Glória e São Cristóvão.
“O mutirão focou na organização e proteção da massa documental armazenada no Setor de Arquivo da Progep, promovendo um ambiente de trabalho seguro e organizado. Iniciamos com 77 caixas de documentos em estado desorganizado e com presença de sujidade”, destaca Manuela do Nascimento Silva, arquivista do Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo.
Durante o evento, foram realizados os seguintes procedimentos de triagem documental, com a separação e classificação dos documentos por setor e tipologia; higienização mecânica, que consiste na limpeza com pincéis, escovas e flanelas para remoção de poeira e resíduos, evitando a recontaminação; acondicionamento, com a organização dos documentos em caixas de arquivo apropriadas; identificação: registro das informações essenciais em cada caixa; transporte e arquivamento, que é o deslocamento da documentação tratada para o arquivo do setor, com arquivamento adequado.
“Esse mutirão representa um esforço conjunto para aprimorar a gestão documental da PROGEP, tornando o acervo mais acessível, seguro e preservado. A atividade fortalece as práticas arquivísticas da instituição, e nossa intenção é replicar este modelo de mutirão em outros setores no futuro, como já foi feito nos campi de Aracaju, Lagarto e São Cristóvão”, ressalta Manuela.
Geocelly Oliveira Gambardella, do Setor de Arquivo da PROGEP, destaca a relevância da parceria com os setores de protocolo e arquivo. "Contar com o auxílio da CGPA e CPRAs neste momento é de extrema importância, uma vez que são milhares de documentos físicos arquivados no Setor, e muitos necessitavam de tratamento e higienização para prosseguirmos com a digitalização e inserção dos documentos funcionais dos servidores no Assentamento Digital Funcional - AFD", pontua.
Ao final do processo, foi possível identificar e classificar 114 caixas com documentos relacionados aos docentes e técnicos administrativos da instituição. Outras ações serão planejadas para dar continuidade ao processo, dada a importância estratégica do setor para a instituição.
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