Campus Estância mapeia 50 processos de trabalho
Iniciativa vai possibilitar redução de custos e mais eficiência na prestação de serviços à sociedade
Por Carole Ferreira da Cruz
O Instituto Federal de Sergipe (IFS) – Campus Estância acaba de concluir o mapeamento de 50 processos de trabalho de diversos setores da área de ensino e apoio à gestão. A iniciativa, que vai possibilitar redução de custos e mais eficiência na prestação de serviços à sociedade, vem ocorrendo desde outubro do ano passado sob a responsabilidade da Coordenadoria de Planejamento (Coplan), com o apoio Escritório de Processos da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin).
Os processos que já foram mapeados permitem conhecer como ocorrem, por exemplo, emissões de certificados, formalização de estágios, confecção de horários de aulas, contratação de profissionais especializados em necessidades específicas para atender alunos com deficiência, e conformidade em processos de pagamento de auxílios. A ação está prevista no Plano Anual de Trabalho (PAT 2020), mas o Campus Estância superou a meta ao mapear 50 processos dos 20 previstos.
A padronização é a próxima etapa. Nessa primeira fase, apenas os processos da Coordenadoria de Registro Escolar (CRE) já foram validados e, portanto, estão padronizados. “Cabe destacar que o suporte dos colegas tem gerado sucesso no levantamento, tendo em vista que o resultado positivo é uma soma de esforços, que está possibilitando gerar conhecimento e atuar pró-ativamente sobre a maneira como atividades de ensino e de apoio da gestão são realizados”, destacou a coordenadora de Planejamento do campus, Laís Santos.
Integração
A partir da identificação da necessidade de obter melhores resultados com menos recursos orçamentários, foi requisitado o apoio do Escritório de Processos da Prodin, que, em conjunto com a Coplan, realizou inicialmente uma capacitação e, em seguida, a modelagem dos fluxos. Desde então, o campus tem agido de maneira integrada com o propósito de padronizar processos de setores sistêmicos da reitoria em conjunto com seus setores vinculados nos campi. As reuniões presenciais foram substituídas por videoconferências durante pandemia.
Segundo o administrador do Escritório de Processos, Márcio Costa, a integração foi fundamental para que os objetivos fossem alcançados. “Até então estávamos com o trabalho de padronização dos processos partindo de setores da reitoria, contudo o mesmo mostrou-se incompleto, devido às particularidades das competências de setores da reitoria serem um pouco diferentes do que é realizado nos campi, já que estes últimos são mais executores das ações e possuem contato direto com o público-alvo nas suas operações”, explicou.
Confira a relação dos fluxos que foram mapeados e padronizados.
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