Plano de Desenvolvimento de Pessoas 2023
MUDANÇAS ANUNCIADAS PELO ÓRGÃO CENTRAL DO SIPEC QUANTO AO PLANO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS 2023
Visando uma maior participação dos servidores e das Chefias Imediatas na elaboração do PDP o Órgão Central do SIPEC criou uma nova metodologia para o Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento (LND) e a Elaboração do PDP 2023, conforme etapas relacionadas abaixo:
ETAPA 0: COMUNICAÇÃO E ORIENTAÇÃO DO PROCESSO
❖ Quem é o responsável por esta etapa?
- Unidade de Gestão de Pessoas do órgão/entidade
- Chefias junto a sua(s) equipe(s)
❖ No que esta etapa consiste?
- Disponibilizar insumos (materiais) para que os servidores, em conjunto a suas equipes, consigam ter maior clareza no momento do levantamento de necessidades de desenvolvimento;
- Orientar às chefias e servidores quais sãos os papeis e funções de cada ator no processo.
❖ O que deve ser observado?
- Como parte do processo de sensibilização para a elaboração de um PDP que reflita as necessidades de desenvolvimento do órgão ou entidade e que efetivamente contribua para a melhoria posterior dos seus resultados, a Unidade de Gestão de Pessoas - UGP deve comunicar o novo processo de elaboração dos PDP.
- É importante que a UGP reforce o papel que servidores e chefias devem cumprir nesse processo, os prazos internos para a atuação de cada ator, bem como a vinculação das necessidades de desempenho com os resultados pactuados no planejamento estratégico da organização ou outros instrumentos orientativos do próprio órgão ou entidade.
ETAPA 1: IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES
❖ Quem é o responsável por esta etapa?
- Servidor reunido em sua(s) equipe(s) de trabalho;
- Servidor representante da(s) sua(s) equipe(s) de trabalho.
❖ No que esta etapa consiste?
- Reunir e discutir coletivamente sobre as necessidades da(s) equipe(s) e dos membros da(s) equipe(s) de trabalho. Vide folhas 11-21 do Guia.
- Registrar no Portal SIPEC essas necessidades identificadas. Vide folhas 51-53 do Guia.
❖ O que deve ser observado?
- As equipes estão cientes dos planejamentos/objetivos/metas/resultados organizacionais a serem alcançados/melhorados, pois consumiram/informaram-se nos materiais internos de sua organização.
- As equipes leem todas as orientações deste Guia, especialmente aquelas desta subseção da etapa 1 “Identificação de necessidades”.
- As equipes podem usar o instrumento “canvas de identificação da necessidade de desenvolvimento (v2.0)” ou Planilha de LND/2023 para captar as contribuições de membros e chegarem juntos ao reconhecimento de necessidades que ela possui.
- As equipes ponderam definir quais destas necessidades devem entrar no sistema do PDP para serem validadas pelas suas chefias.
- Essas necessidades ponderadas, que foram identificadas colaborativamente em conjunto, são então registradas no Portal SIPEC por um servidor representante que tenha participado desta etapa e que tenha sido previamente definido pela organização (unidades de gestão de pessoas ou chefia imediata) com seu cadastro próprio de “Usuário PDP”.
- Não serão admitidas necessidades que representem tão somente o interesse particular de um servidor específico, devendo – diversamente disso – representar uma necessidade reconhecida pela equipe. Uma equipe pode ter uma necessidade que, presentemente, apenas um servidor a possua, mas desde que a equipe tenha reconhecida como uma necessidade da equipe, esta necessidade poderá ser considerada.
- Sugere-se que a equipe não ultrapasse a quantidade de 5 necessidades registradas no Portal SIPEC, para que esta reflita em termos de prioridades e não aponte imponderadamente toda necessidade que lhe apareça de início. No entanto, esta não é uma quantidade taxativa, pois cada unidade possui uma configuração distinta e um cenário específico.
- Esta etapa envolve a resposta de 9 perguntas/campos de informação no Portal SIPEC.
ETAPA 2: VALIDAÇÃO DE NECESSIDADES
❖ Quem é o responsável por esta etapa?
- Chefia que lidera, direta ou indiretamente, a equipe de trabalho que identificou necessidades
❖ No que esta etapa consiste?
- Ponderar sobre as necessidades identificadas da equipe, classificando a frequência com que elas ocorrem e o nível de resultado que elas podem produzir se forem atendidas.
- Ponderar sobre a validade/pertinência destas necessidades e indicar se devem seguir para análise da unidade de gestão de pessoas. Vide folhas 22-25 do Guia.
❖ O que deve ser observado?
- A chefia é previamente definida pela unidade de gestão de pessoas e cadastrada no Portal SIPEC
- A chefia, ciente dos resultados organizacionais do órgão/da entidade e reconhecendo pontos de atenção que se referem à sua equipe de trabalho, já sinalizou, na “etapa 0 - orientação e comunicação do processo”, eventuais aspectos/problemas que devem ser observados por sua equipe na “etapa 1 – identificação de necessidades”.
- A chefia ingressa no Portal SIPEC, filtra apenas as unidades que estão sob suas responsabilidades e pondera sobre estas necessidades.
- A chefia não valida automaticamente todas as necessidades identificadas pela equipe.
- A chefia reconhece as necessidades mais importantes de serem validadas considerando, pelo menos, o critério-duplo: frequência (com que elas ocorrem) e nível de resultado (que elas podem produzir se forem atendidas).
- A chefia justifica as necessidades que não foram validadas, usando texto coerente e claro que auxilia os demais atores a entenderem a não validação da necessidade.
- Apenas as necessidades validadas pela chefia serão analisadas pela unidade de gestão de pessoas. As necessidades não validadas permanecerão no banco de dados do Portal SIPEC, mas não farão parte do PDP.
- A PROGEP juntamente com a Direção Geral do Campus ou Pró-Reitoria definirá quem exercerá o perfil de chefia na validação de necessidades via Portal SIPEC.
- Esta etapa 2 (validação de necessidades) envolve a resposta de 2 perguntas/campos de informação no Portal SIPEC.
ETAPA 3: ANÁLISE E PRIORIZAÇÃO DE NECESSIDADES
❖ Quem é o responsável por esta etapa?
- Unidade de gestão de pessoas
❖ No que esta etapa consiste?
- Consolidar necessidades validadas que tenham escopo aproximado;
- Priorizar quais necessidades entrarão no PDP do órgão/da entidade.
❖ O que deve ser observado?
- A unidade de gestão de pessoas ingressa no Portal SIPEC, pondera sobre todas as necessidades da organização e consolida (torna uma só) aquelas que possuem escopo aproximado, com base em dois critérios fundamentais (mesmo tema-geral; mesma capacidade).
- A unidade de gestão de pessoas, após consolidação, verifica dentre todas as necessidades da organização, quais delas são transversais (estão em múltiplas unidades organizacionais).
- Após consolidação e classificação, a unidade de gestão de pessoas escolhe quais necessidades serão inseridas no PDP da organização, tendo por base, dentre outros, a observação do que a chefia respondeu sobre esta necessidade (IFC 1) – que dá indícios da importância e magnitude desta necessidade a partir da frequência (com que elas ocorrem) e nível de resultado (que elas podem produzir se forem atendidas).
- Pela proximidade com a área estratégica, a unidade de gestão de pessoas deverá observar todos os materiais e insumos necessários para fomentar sua decisão acerca das necessidades que entrarão no PDP – que por sua vez, deverão ser aquelas que melhor atendem aos interesses e metas institucionais naquele momento.
- Esta etapa 3 (análise e priorização de necessidades) envolve a resposta de 2 perguntas/campos de informação no Portal SIPEC.
ETAPA 4: DETALHAMENTO DE SOLUÇÕES
❖ Quem é o responsável por esta etapa?
- Unidade de gestão de pessoas
❖ No que esta etapa consiste?
- Detalhar eventuais soluções já reconhecidas para as necessidades priorizadas, com dados que facilitem, dentre outros, a análise pelo Órgão Central do SIPEC e Enap acerca de disponibilidade e oferta de ações
❖ O que deve ser observado?
- Considerando as necessidades que entraram no PDP, a unidade de gestão de pessoas pondera sobre que grupo e tipo de solução podem, eventualmente, resolver o problema de cada necessidade
- A unidade de gestão de pessoas sinaliza se a necessidade envolve/requer, provavelmente, uma ação a nível de educação formal;
- A unidade de gestão de pessoas aponta se a necessidade pode ser atendida por escola de governo própria;
- A unidade de gestão de pessoas registra informações complementares que julgue pertinente para aquela necessidade;
- A unidade de gestão de pessoas envia o PDP para aprovação da autoridade máxima da organização.
- Apenas as necessidades priorizadas pela unidade de gestão de pessoas entraram no PDP e serão objeto de detalhamento acerca de suas eventuais soluções já reconhecidas.
- Esta etapa 4 (detalhamento de soluções) envolve a resposta de 4 perguntas/campos de informação no Portal SIPEC.
ETAPA 5: APROVAÇÃO E ENVIO DO PDP
❖ Quem é o responsável por esta etapa?
- Autoridade máxima do órgão/da entidade
❖ No que esta etapa consiste?
- A autoridade máxima do órgão/entidade, ou a autoridade delegada até dois níveis hierárquicos imediatos, com competência sobre a área de gestão de pessoas (conforme §1º do Art. 5º do Decreto nº 9.991/2019), recebe a proposta de PDP da Unidade de Gestão de Pessoas, aprova ou não e; caso aprovado, tramita o PDP para o Órgão Central do SIPEC até o dia 30 de setembro de cada ano.
❖ O que deve ser observado?
- A autoridade máxima aprova o PDP com base no reconhecimento de que aquele PDP – com aquelas suas necessidades identificadas, validadas, analisadas e priorizadas – apresenta o planejamento que melhor atende aos interesses e metas institucionais naquele momento.
FLUXO GERAL DA ELABORAÇÃO DO PDP/2023
CADASTRANDO E ACESSANDO O PORTAL SIPEC POR PERFIS
Para acessar ao PDP do órgão ou entidade é necessário que o servidor se cadastre no Portal SIPEC e, em seguida, que o Representante da Unidade de Gestão de Pessoas vincule ao perfil correspondente ao papel que este servidor cumprirá na elaboração do PDP do órgão ou entidade.
Há diferentes papéis (perfis) e níveis de acesso ao Portal SIPEC:
- Usuário PDP (Representante de equipe)
- Chefia
- Representante Operacional (UGP) e Representante Gerencial (UGP)
- Aprovador PDP (Autoridade Máxima ou Autoridade Delegada)
❖ Cadastro
Para efetuar o cadastro no sistema do Portal SIPEC o servidor deverá seguir o passo a passo constante no item "4.1 - Cadastro de Servidores Civis Federais, exceto Bacen e servidores militares" do Guia (Folhas 37-38). Após acesse: https://portalsipec.servidor.gov.br/
❖ Acesso
Para acessar o Portal SIPEC e elaborar o Plano de Desenvolvimento de Pessoas - PDP, os usuários já cadastrados devem acessar o Sistema no seguinte link: https://portalsipec.servidor.gov.br/ e seguir o passo a passo constante no item "4.4 Acesso ao Sistema - Todos os perfis" do Guia.
Perfil Usuário PDP - Servidor representante de equipe
- Para iniciar a inclusão de uma nova necessidade de desenvolvimento, o Usuário PDP deve seguir o passo a passo constante no Guia (Folhas 51-53).
Perfil Chefia Imediata
- Para validar as necessidades de desenvolvimento da equipe a chefia deve seguir o passo a passo constante no Guia (Folhas 53-56).
Definição dos Perfis
- Em regra deve possuir o perfil de Chefia o servidor que possui CD ou FG (Coordenador, Gerente, Diretor, Pró-Reitor, entre outros).
- Se a unidade possui dois ou mais servidores o Coordenador pode ter o perfil de Chefia e algum outro servidor escolhido pela equipe terá o perfil de Usuário do PDP.
- Se a unidade possui apenas o Coordenador, ele poderá ter o perfil de Usuário do PDP e o superior hierárquico o perfil de Chefia.
- O cadastro das necessidades de desenvolvimento também pode ser realizado a nível de Gerência ou Departamento. Nesse caso, apenas o Gerente ou Chefe do Departamento terá o perfil de Chefia e (a)os Coordenadores(a) das unidades vinculadas poderão ter o perfil o de Usuários do PDP, o qual ficaria responsável pelo cadastro das necessidades da sua equipe ou poderá ser escolhido apenas um servidor representante, o qual cadastrará as necessidades de desenvolvimento de toda a Gerência ou Departamento, podendo ser até 5 necessidades por unidade vinculada.
- O cadastro das necessidades de desenvolvimento também pode ser realizado a nível de Diretoria Sistêmica ou Pró-Reitoria. Nesse caso, apenas o Diretor ou Pró-Reitor terá o perfil de Chefia e (a)os Coordenadores(a) das unidades vinculadas poderão ter o perfil o de Usuários do PDP, o qual ficaria responsável pelo cadastro das necessidades da sua equipe, ou poderá ser escolhido apenas um servidor representante, o qual cadastrará as necessidades de desenvolvimento de toda a Diretoria ou Pró-Reitoria, podendo ser até 5 necessidades por unidade vinculada.
- Caso a unidade de exercício do servidor não esteja na planilha encaminhada aos Campi/Pró-Reitoria as necessidades de desenvolvimento dessa unidade deverá ser cadastrada pela unidade hierarquicamente superior. Exemplo: se Coordenadoria de Biblioteca de algum Campus não estiver na planilha, as necessidades de desenvolvimento dessa unidade deverão ser cadastradas pelo representante da Gerência de Ensino, as quais serão validadas pelo(a) Gerente de Ensino.
CRONOGRAMA PARA A ELABORAÇÃO DO PDP 2023
|
ETAPA |
A QUEM COMPETE |
PERÍODO |
|
Evento virtual para apresentação das novidades do PDP |
PROGEP |
21/07/2022 |
|
Indicação pelas Direções Gerais, Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas dos servidores que deverão ser cadastrados no Sistema do Portal SIPEC, como Usuário PDP e Chefia |
Direções Gerais, Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas |
22 a 29/07/2022 |
| Reunião das equipes de trabalho de cada unidade para o Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento - LND, através do preenchimento da Planilha para Levantamento das Necessidade de Desenvolvimento - LND/2023 ou do Canvas de identificação da necessidade de desenvolvimento (v2.0) |
Servidores da Unidade: Membros da equipe, Representante das equipes e Chefia |
01 a 05/08/2022 |
|
1- Cadastramento pelo próprio servidor no Sistema do Portal SIPEC. Após avisar a PROGEP. 2- Cadastramento pela PROGEP no Sistema do Portal SIPEC dos perfis dos servidores indicados pelas Direções Gerais (Usuário PDP e Chefia). Após avisar ao servidor |
1- Servidores (Representantes das equipes e Chefia) 2- PROGEP |
01 a 12/08/2022 |
|
Inserção, no Sistema do Portal SIPEC, pelos servidores cadastrados, das necessidades de desenvolvimento (Link da Gravação da reunião do dia 17/08/2022 com os servidores representantes das equipes) |
Servidores representantes das equipes |
15 a 26/08/2022 |
|
Homologação das necessidades cadastradas pelas chefias imediatas (Link da gravação da reunião do dia 05/09/2022 com as Chefias) |
Chefias imediatas |
29/08/2022 a 09/09/2022 |
|
PROGEP filtra as necessidades cadastradas |
PROGEP |
12/09/2022 a 23/09/2022 |
|
Envio de e-mail às Direções Gerais dando conhecimento das necessidades cadastradas e filtradas |
PROGEP |
23/09/2022 |
|
Assinatura e autorização pela Senhora Reitora |
Gabinete da Reitoria |
26 a 28/09/2022 |
|
Envio do PDP IFS 2023 ao órgão central do SIPEC |
Gabinete da Reitoria |
Até 29/09/2022 |
INFORMAÇÕES GERAIS
- Para a concessão de Afastamento para Participação em Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu, Treinamento Regularmente Instituído, Afastamento para Estudo no Exterior, Licença para Capacitação e entre outros a ação de desenvolvimento deverá estar cadastrada no Plano de Desenvolvimento de Pessoas - PDP vigente do IFS.
OUTRAS INFORMAÇÕES, DOCUMENTOS E ASSUNTOS RELACIONADOS
- Central de conteúdos relacionados ao PNDP e o PDP do Órgão Central do SIPEC;
- Guia Completo para a Elaboração do PDP/2023;
- Canvas de identificação da necessidade de desenvolvimento (v2.0);
- Planilha para Levantamento das Necessidade de Desenvolvimento - LND/2023;
- Lives do SIPEC e da ENAP sobre a elaboração do PDP/2023.
- Link da gravação do encontro virtual para orientação aos servidores representantes das equipes, ocorrida em 17/08/2022;
Link da gravação da reunião do dia 05/09/2022 com as Chefias;
- Os Planos de Desenvolvimento de Pessoas de anos anteriores podem ser consultados através deste link.
- Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).
- Dúvidas e informações relacionadas: Encaminhar e-mail para a Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas – CDP (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.) ou ligue para (79) 3711-1425.
PLANO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS 2023 (PDP/2023)
- PDP/2023
- Manifestação Técnica do SIPEC
Redes Sociais