Sistema único visa otimizar processos e aumentar a eficiência no IFS
Comunidade acadêmica conhecerá os primeiros módulos implementados, o de Pesquisa e Extensão, em live na próxima segunda, 16
O Instituto Federal de Sergipe convida sua comunidade acadêmica para conhecer o Sistema Único de Administração Pública (SUAP), que se trata de um marco tanto para o trabalho administrativo e de gestão, como para o ensino, a pesquisa e a extensão. Na segunda-feira, dia 16 de setembro, às 14h, será realizada live ‘SUAP - Pesquisa e Extensão: Inovação e Simplicidade ao Alcance de Todos’, em que o sistema será apresentado, especialmente com a implementação da primeira etapa: os módulos de Pesquisa e de Extensão, bem como a previsão das demais etapas, como ele funciona e impacto para todos que fazem parte do IFS.
Acesse a live ‘SUAP - Pesquisa e Extensão: Inovação e Simplicidade ao Alcance de Todos’ na próxima segunda-feira, dia 16, às 14h.
A proposta é que o SUAP venha a integrar todas as atividades desenvolvidas no ambiente virtual no IFS, que atualmente estão pulverizadas em vários sistemas, como SIGAA, SIGRH, SGADMIN, SUSEP (do Programa de Gestão), entre outros. De acordo com a reitora do IFS, Ruth Sales Gama de Andrade, a mudança significará mais agilidade nos serviços, economia, modernização e segurança. “Entendemos que uma grande alteração assim pode gerar certo estranhamento em um primeiro momento, mas logo todos vão perceber que estamos oferecendo sistema bem melhor, mais robusto, adequado para a nossa instituição. A capacitação de nosso pessoal vem sendo realizada, e acredito que logo no primeiro mês sentiremos o impacto positivo no dia a dia, maior conforto a cada um de nós na execução das nossas atividades”, ressalta.
A implantação do SUAP representa, de acordo com o diretor de Tecnologia da Informação, Marco Pereira dos Santos, uma mudança impactante, repleta de desafios técnicos e tecnológicos significativos. Isso porque, de acordo com ele, que liderou a equipe responsável pela implementação do sistema no IFS, a integração de um sistema tão abrangente exige não apenas a adaptação de infraestrutura e processos existentes, mas também a capacitação de equipes para lidar com novas tecnologias e metodologias de gestão.
“Entre os desafios técnicos enfrentados estão a integração de sistemas legados, a garantia de segurança da informação em um ambiente digital cada vez mais complexo, e a interoperabilidade entre diferentes plataformas e dispositivos. Além disso, a migração de dados e a manutenção da continuidade operacional durante o processo de implementação são cruciais para minimizar impactos negativos sobre as atividades acadêmicas e administrativas”, destaca Marcos, que cita ainda que a adoção do SUAP não apenas moderniza a gestão administrativa, mas também abre portas para novas possibilidades de análise de dados, automação de processos e melhoria da experiência do usuário.
SUAP NA PESQUISA E EXTENSÃO
Como a migração de atividades para o Sistema Único irá impactar todas as áreas do IFS, a reitoria e os pró-reitores de Ensino, Pesquisa e Extensão, Administração e Desenvolvimento Institucional participaram ativamente do planejamento para o início da implementação. Pelo mesmo motivo, servidores de diversas áreas já receberam, estão para receber ou estão com treinamento previsto, com objetivo de tornar as mudanças mais fáceis, sem atrasos ou problemas durante a implementação.
Como será o primeiro setor a ter seu módulo disponibilizado para a comunidade acadêmica, a Pró-reitoria de Pesquisa e Extensão vem se dedicando diariamente na tarefa de preparar o setor e seus servidores. Tanto os 10 servidores e como as nove coordenações de pesquisa e extensão dos campi vão se beneficiar com SUAP que, de acordo com Osman dos Santos, pró-reitor de Pesquisa e extensão, é muito amigável e intuitivo, possuindo vasta documentação.
“A adaptação está sendo bastante tranquila e com o apoio da DTI a transição está sendo muito satisfatória, com reuniões semanais com as equipes do IFS e IFRN. Temos a certeza que será um ganho enorme em termos de gestão dos editais de PEsquisa, Extensão e Inovação, e merece destaque ao trabalho integrado das equipes da PROPEX e DTI para implantação do SUAP”, destaca Osman. Ele ressalta que será um sistema mais estável, e mais adequado à integridade de dados e com uma usabilidade mais eficiente e eficaz para os pesquisadores e pesquisadoras do IFS.
Atualmente gestão da execução dos projetos de Pesquisa, Extensão e Inovação é realizada com o SISPUBLI, sistema desenvolvimento pelo próprio IFS com objetivo diverso daquele que ele é utilizado atualmente. “Tendo em vista as alterações tecnológica na área de TI, bem como o fortalecimento das políticas de governança e risco, o atual sistema tem trazido muitas dificuldades, inclusive para extração dos indicadores necessários e exigidos pelos órgãos de controle. Com SUAP será possível assegurar a integração de dados da pesquisa, extensão e inovação com outras informações finalísticas e administrativas, facilitando das avaliações de resultados e gestão de recursos”, informa o pró-reitor de Pesquisa e Extensão.
SUAP NO ENSINO
Outro setor beneficiado – e que também irá beneficiar alunos e servidores – é a Pró-reitoria de Ensino, que foi uma grande incentivadora da migração de seus serviços do sistema atual, o SIGAA para o SUAP. De acordo com o pró-reitor Alysson Barreto, o setor enfrenta atualmente muitas dificuldades com as customizações que precisam ser feitas no atual sistema acadêmico. “São problemas até para atender, inclusive, demandas legais. E cada customização requer recurso de investimento que tem sido cada vez mais escassos. Sendo assim, SIGAA se tornou insustentável para a instituição”, explica.
O pró-reitor de Ensino destaca ainda que vários outros institutos da rede já vinham utilizando o SUAP e apresentando experiências mais econômicas e eficientes, por ser um sistema criado pensando na realidade dos institutos Federais. “As mudanças nele ocorrem de forma colaborativa entre as instituições da rede. Então, ele acaba atendendo melhor a nossa necessidade porque as demandas legais, por exemplo, chegam para atender todos os institutos federais”, explica.
Os setores da Proen que serão mais impactados são o Departamento de Gestão Acadêmica (DGA), que administra a gestão acadêmica dos registros dos alunos, como diário eletrônico, turmas, oferta de disciplinas, matrículas etc; e o Departamento de Gestão de Ingresso (DGI), que cuida dos processos seletivos, envolvendo milhares de pessoas e processos específicos. “Mas toda a comunidade acadêmica será diretamente, em especial as CRES, os mais de 500 professores e aproximadamente 8 mil estudantes matriculados no IFS”, aponta Alysson.
SUAP NA GESTÃO DE PESSOAS
A perspectiva, de acordo com o pró-reitor de Gestão de Pessoas, Carlos Menezes de Souza Júnior, é que o setor comece a operar pelo Sistema Único comece a usar o SUAP primeiramente para a operacionalização do Programa de Gestão e Desempenho. “Para tanto estamos em um momento de capacitação, de 40 horas, que tem como instituição formadora o IFRN, para quase 400 colegas servidores e servidoras, com o objetivo principal de nos familiarizar com o uso deste novo sistema, dentro o PGD, permitindo este primeiro contato”, informa.
O pró-reitor explica que este é apenas um primeiro passo que será seguido por tantas outras ações educativas já programadas pela Progep, obedecendo o calendário da DTI para a implementação de outras funções, como registro de ponto, por exemplo. “O SUAP é uma plataforma unificada que proporcionará conveniência e independência, integrando-se por exemplo ao SIAPE, à Plataforma Lattes e ao Login Único com a conta GOV.BR”.
SUAP NA ADMINISTRAÇÃO
Do ponto de vista financeiro, o pró-reitor de Administração, Ider de Santana, destaca a economia significativa que o novo sistema vai proporcionar ao IFS. Isso porque o atual sistema principal utilizado pelo Instituto Federal de Sergipe, o SIG, foi desenvolvido por uma e pensado para universidades federais – no caso, desenvolvido pela UFRN. E as missões institucionais das universidades divergem consideravelmente quando se trata especificamente do ensino técnico, subsequente e integrado de um instituto federal.
“Na verdade, o SIG precisou sofrer muitas mudanças para adaptar-se as necessidades dos Institutos e, na época da contratação, muitas unidades da Rede Federal dos Institutos optaram por essa solução tecnológica que cumpriu sua finalidade. Contudo, as mudanças nas redes são permanentes e o sistema SIG exige do IFS customizações para cada intervenção necessária, a exemplo da implantação do Diploma Digital com investimento orçamentário – capital considerável que ficou escasso nos últimos anos, sem contar o pagamento de uma taxa de manutenção do sistema mensal de R$ 52.500, que equivale ao valor anual de R$ 630 mil”, detalha o pró-reitor de administração.
No caso do SUAP é um Sistema criado pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte, nasce com a finalidade de atender aos Institutos Federais, e atualmente mais de 70% da Rede Federal dos IFs utilizam este sistema, e os que ainda estão no SIG, como o IFS, estão no processo de mudança para o SUAP. “No caso específico do IFS foi investido para a implantação o valor de R$ 1.077.340. Sendo que, o código fonte é aberto, não tem valor mensal de custeio para manutenção do sistema, alterações podem ser aproveitadas de outros Institutos sem que seja empregado recursos de investimento em melhorias do sistema. Essas são vantagens do ponto de vista orçamentário”, informa.
No tocante ao impacto direto do SUAP nas atividades da Proad, Ider ressalta que o sistema vem completo com módulos orçamentário, patrimônio, almoxarifado, contratos, licitações, entre outros, permitindo uma utilização otimizada em várias áreas de atuação da Pró-reitoria de Administração.
SUAP NO DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
Enquanto pró-reitora de Desenvolvimento Institucional, Chirlaine Cristine Gonçalves destaca a importância da migração para o SUAP. “Esse sistema foi criado especificamente pela Rede Federal dos Institutos Federais, ou seja, ele foi desenvolvido com foco nas necessidades e particularidades das nossas instituições, e não de universidades, o que garante que ele atenda de maneira mais eficiente à nossa realidade. Ao utilizarmos o SUAP, estamos adotando uma ferramenta que foi projetada para lidar com os desafios administrativos e acadêmicos da Rede Federal, o que torna sua implementação não apenas estratégica, mas também alinhada com as diretrizes de nossa própria estrutura educacional”, explica.
A pró-reitora destaca ainda que o Sistema Único integra e centraliza diversos processos internos, promovendo mais agilidade, transparência e eficiência na gestão institucional.” Com o SUAP, melhoramos a comunicação entre setores, eliminamos o uso excessivo de papel e garantimos uma gestão mais sustentável e moderna. Essa migração reflete o compromisso do IFS com a inovação tecnológica e a melhoria contínua dos serviços, além de reforçar a integração entre as instituições da Rede Federal, permitindo uma padronização que eleva a qualidade dos serviços prestados à nossa comunidade acadêmica”, finaliza.
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